Angstfaktor E-Commerce bei Mitarbeitern

E-Commerce verursacht Verunsicherung und Misstrauen

Ich gehöre zu denen, die dabei sein durften, als das Internet und damit der E-Commerce begann, die Haushalte zu erobern. Inzwischen als freiberufliche E-Commerce Managerin tätig, leite ich überwiegend Projekte, die mit der Einführung und Umgestaltung des E-Commerce-Geschäfts beauftragt sind. Und obwohl E-Mail-Accounts, Facebook und Amazon für die meisten Kollegen zum Alltag gehören, stoße ich in meinen Projekten immer noch auf Misstrauen, Angst und Ablehnung.

Misstrauen, weil man nicht an den Erfolg des „neuen“ Vertriebskanals glaubt. Angst, weil das Internet zu Veränderungen der eigenen Arbeit und damit zum Verlust des Vertrauten führt. Ablehnung, weil es für manchen Mitarbeiter Mehrarbeit bedeutet. Zudem fühlen sich die Mitarbeiter unsicher, weil sie nicht wissen, ob sie den neuen Anforderungen gewachsen sind. Und das zieht sich für gewöhnlich durch das gesamte Unternehmen. Im Folgenden zeige ich Ihnen wie sich ausgewählte Unternehmensbereiche verändert haben. Und wie sich das auf die Mitarbeiter ausgewirkt hat.

Veränderungen im Marketing durch das Internet:

Bis zum Einbruch des Internetzeitalters mussten sich weder Vertrieb noch Marketing detailliert mit der Drucktechnik oder der Übertragung der TV-Bilder auseinandersetzen. Man überließ es den Spezialisten und konzentrierte sich darauf den Inhalt zu liefern. Für den Erfolg waren die Auflagen der Zeitschriften, die Platzierung der Anzeigen innerhalb der Zeitung und die Sendezeiten des Werbespots im Fernsehen oder Radio maßgeblich. Spötter beschrieben das Marketing gerne als Abteilung, die für die bunten Bilder zuständig waren.

Diese werden heute zwar auch auf den Webseiten benötigt, aber um im Online Geschäft punkten zu können, muss sich das Marketing immer mehr mit den technischen Rahmenbedingungen und der Datenanalyse auseinandersetzen (click pathes, bounce rates, visitors, usability, customer journey etc.). Hinzu kommen vollkommen neue Marketing-Modelle wie Affiliate, Search Engine Optimization, Adwords. Und das alles verbunden mit neuem Vokabular.

Auch in der Kundenansprache rückt die optische Kreativität scheinbar in den Hintergrund, denn die Kunden werden nun in CRM-Datenbanken (CRM = Customer Relationship Management) nach Eigenschaften geclustert. Und um Menschen zu erreichen, müssen Keywords in Suchmaschinen ausgewertet und marketingtechnisch verwertet werden. Vor allem in der Analyse von Daten jeglicher Art sind durch das Internet neue Berufe entstanden: SEO/SEA-Experten, Anlytiker für Webseiten, CRM-Spezialisten etc. Bunte Bilder sind nur noch die Spitze des Eisberges.

Und wie hat sich der Kundenservice verändert?

Längst beschränken sich die Fragen der Kunden nicht mehr nur auf das Produkt. Plötzlich kommen auch Fragen zum User Account, zum Download oder zum Bestellvorgang im Allgemeinen (Check out) hinzu. Auch hier müssen sich die Mitarbeiter mit technischen Fragestellungen und Lösungen auseinandersetzen.
Hinzu kommen neue Medien, über die die Kunden ihre Reklamationen kundgeben. Hier stellt sich die Herausforderung welches Medium auch für die Anworten verwendet werden darf. Denn auch der Datenschutz ist komplexer geworden.

Werfen wir auch mal einen Blick in die Kommunikationsabteilung:

Während noch in den achtziger Jahren in der Kommunikation die Pressearbeit eine der wichtigsten Kommunikationskanäle war, müssen heute auch moderne Medien wie Newsletter, Soziale Medien und Bewertungsplattformen ins Kalkül gezogen werden. Ein großer Vorteil dieser Medien ist sicherlich, dass die direkten Stimmen der Kunden gehört werden, auch wenn sie einem nicht immer gefallen. Weniger angenehm erscheint nun der direkte Kontakt mit ihnen.
Der bisher anonyme Kunde spricht nun via Facebook & Co direkt das Unternehmen an und nicht mehr den Händler. Wie geht man mit direkter Kritik oder auch Lob um? Welche Folgen haben Shitstorms auf das Image eines Unternehmens und darf man einem Kunden auch mal öffentlich zu höflichen Umgang miteinander ermahnen? Nicht selten haben Mitarbeiter hier das Gefühl sich aufs Glatteis zu begeben. Entsprechend hoch wird auch die psychische Belastung empfunden.

Drehen wir unsere Runde weiter und besuchen die Logistik:

Bevor es die Online-Shops gab, musste die Logistik sicherstellen, dass Einzelhändler mit ausreichender Ware versorgt waren. Beliefert wurden diese in der Regel über Großhändler. Mit dem Internet änderte sich die Aufgabe drastisch, denn nun werden Endkunden beliefert. Hier werden nicht mehr Paletten sondern einzelne Päckchen verladen. Kooperationen mit Logistiker, die bisher den Versandhandel betreuten, müssen genauso ins Kalkül gezogen werden wie Speditionen für sperrige Waren. Und zudem hat der Kunde den Anspruch die Ware nicht nur am nächsten Tag zu erhalten sondern auch bei Nichtgefallen zurückgeben zu können. Hier sind plötzlich ganz neue logistische Planungen und damit Softwarelösungen erforderlich.

Und alle technischen Veränderungen laufen in einer Abteilung zusammen, in der IT:

Aber auch hier treffe ich in der Regel auf Abwehrhaltungen und Skepsis. Aber warum? Sind nicht gerade die IT-Leute Vorreiter für Neues? Doch auch hier gibt es inzwischen traditionelle Bereiche. Das wurde mir schlagartig bewusst, als ich die Versicherungsbranche kennenlernen durfte. Von einer Großbank kommend hatte ich das Gefühl in die Vergangenheit versetzt worden zu sein. Es war Anfang der Neunziger und man erzählte mir, dass man erst vor kurzem die letzten Lochkarten abgeschafft habe!
Aber die Erklärung war nachvollziehbar. Versicherungsprodukte wie zum Beispiel Lebensversicherungen laufen über 40 Jahre. Das bedeutet, dass auch Kundendaten und Versicherungsprodukte über vierzig Jahre verwaltet werden müssen. Und wenn ich von Versicherungsprodukten spreche, dann sind damit hoch komplexe mathematische Berechnungsformeln gemeint (Versicherungsmathematik). Kaum einer traut sich diese Produkte auf eine neue technische Plattform zu ziehen, da schon kleine Rundungsfehler dazu führen können, dass Millionen Euro zu viel ausgezahlt werden. Millionen, die erst einmal erwirtschaftet werden müssen.
Diesen Steinzeitsystemen steht nun das Internet gegenüber. Eine Plattform, die sich stetig weiterentwickeln muss. Eine Plattform die nicht ein halbes Jahr warten kann, bis eine Release implementiert wird. Hier ist Geschwindigkeit und modulares Denken erfordert. Auch die Programmiersprache hat sich fast über Nacht geändert. Java wurde noch vor der Jahrtausendwende zum Zauberwort. Aber nicht nur die Technik ändert sich, auch die Organisation. Scrumteams sind auf dem Vormarsch und stellen hierarchische Strukturen in Frage. Veränderungen, die selbst den Technikern Angst machen.

Und wie gehe ich als E-Commerce-Managerin mit den Veränderungen um?

Transparenz, Know-how-Aufbau und Kommunikation sind hier für mich die Schlüssel.

Transparenz bezieht sich auf die Aufgabe und die Struktur des Projektes. Jeder soll sehen was passieren wird, damit er sich darauf vorbereiten und Fragen stellen kann. Auch offene Kritik gehört zur Transparenz, da sie berechtigte Gegenargumente liefert aber auch Ängste und vielleicht Unwissenheit offenbart.

Und dort wo Unwissenheit das Projekt behindert, kann ich mit Know-how-Aufbau gegenwirken. Hier muss ich immer an ein Projekt denken, bei dem ich die Aufgabe hatte, das E-Commerce-Team aus der Kommunikation in die IT zu verlagern. Ich war davon ausgegangen, dass die Kollegen aus der Kommunikation froh sind, da sie nun weniger mit der Technik zu tun hatten. Aber das Gegenteil war der Fall. Sie fielen in ein Loch und wussten mit der Situation nichts anzufangen. Zusammen mit der Bereichsleitung habe ich Workshops durchgeführt, und den Kollegen beigebracht sich wieder auf ihre eigentliche Aufgabe, die Kommunikation, zu fokussieren. Und darauf, wie sie die Plattform nutzen wollen. Sie mussten lernen Anforderungen zu stellen und nicht mehr nach Lösungen suchen. Das Team musste sich innerhalb des Unternehmens neu positionieren.

Dieses Beispiel zeigt auch, wie wichtig Kommunikation in einem Change-Projekt ist. Missverständnisse und Gerüchte können so am besten vorgebeugt werden. Zudem gibt es die Möglichkeit Fragen zu beantworten. Und die meisten Fragen beziehen sich immer darauf, welche Rolle der Mitarbeiter oder das Team in Zukunft in diesem Umfeld haben werden. Fragen, die in der Zusammenarbeit immer gelöst werden können. Fragen, die in jedem Change-Management beantwortet werden müssen.

Fazit

Ein E-Commerce-Projekt zu leiten bedeutet daher für mich nicht einfach nur eine neue Plattform mit Inhalten aufzubauen, sondern auch über Prozesse und Zuständigkeiten innerhalb des Unternehmens zu sprechen. Nur wenn die Mitarbeiter wieder wissen wo ihr Platz ist und wie sie ihn ausfüllen können, werden sie Ängste abbauen und wieder ohne Blockaden arbeiten können.

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Und wenn Sie ein E-Commerce-Projekt haben und noch Unterstützung benötigen können Sie mich gerne kontaktieren. Meine Kontaktdaten finden Sie links im Impressum oder auf meiner Website www.ecommerce-management.de

Wie wird ein Online-Shop erfolgreich?

Auch für einen Online-Shop gelten die klassischen Erfolgsfaktoren: Vorbereitung, Selbstvertrauen, zielorientierte Planung, realistische Ziele. Schauen wir uns die Sportler an: Kaum einer startet seine Karriere mit dem Ziel bereits in der nächsten Saison die Olympiade zu gewinnen. Die Goldmedaille ist zunächst nur eine Vision. Um sie zu erreichen muss der Sportler sich vorbereiten und zunächst kleinere Wettkämpfe gewinnen. Er muss sich Zwischenziele stecken. Dabei muss er sich stetig fordern, darf sich aber auch nicht überfordern. Überforderungen führen zu Verletzungen und Ermüdungserscheinungen, die im schlimmsten Fall dazu führen, das große Ziel nie erreichen zu können.

Definieren Sie Ihre Vision

Sie brauchen eine Vision, die einen Zustand ihres E-Commerce in der Zukunft beschreibt, mit dem Sie zufrieden und glücklich sind. Aber um dies zu erreichen bedarf es verschiedener Zwischenschritte. Diese müssen einen herausfordern, dürfen aber auch nicht überfordern. Eine Überforderung äußert sich, wenn Funktionen unvollständig und mit Fehlern online gehen und die Kunden unzufrieden sind. Oder wenn Aktivitäten hastig in eine Richtung getrieben werden, die sich schließlich als Sackgasse herausstellt. Mit wohl überlegten Zwischenschritten hätte man sich diese Pannen und Fehlinvestitionen ersparen können.

Wie können die Zwischenschritte definiert werden?

Ich empfehle auf jeden Fall die gewünschten Grundfunktionen des Shops zu beschreiben, bevor Investitionen in die Technik vorgenommen werden. Wenn Sie bereits eine Vorstellung haben, was ein erster Zwischenschritt sein könnte, dann beschreiben Sie diesen. Wenn Sie keine Vorstellung haben, fangen Sie an zu visionieren. Sie werden dabei sehr schnell erkennen, was kurzfristig machbar ist und was nicht. Reduzieren Sie ihr Konzept auf das für den Livegang zwingend Notwendige und stellen Sie alles weitere auf die Roadmap. Die Roadmap beschreibt, welche Funktionen direkt nach dem Livegang entwickelt werden. Wenn Sie mit einem kleineren Umfang online gehen sind Sie nicht nur schneller und können erste Umsätze generieren, Sie können auch tracken wie die neue Website ankommt.

Was muss in einem Online-Shop-Konzept alles beschrieben werden?

Im folgendem habe ich zehn Punkte aufgeführt, die in einem Konzept für einen Shop auf jeden Fall beschrieben sein müssen. Sie helfen Ihnen nicht nur Ihren Shop am Markt zu positionieren sondern auch die richtige technische Auswahl zu treffen.

1. Positionierung des Online-Shops am Markt

Positionierung des Online-Shops am MarktWerden Sie sich bewusst darüber, welches Ziel Sie mit Ihrem Shop erreichen wollen. Möchten Sie eine Online-Filiale, die die gleichen Produkte und das gleiche Preissegment abdeckt wie ihre stationäre Filiale? Oder möchten Sie den Shop dazu nutzen bevorzugt Nischenprodukte anzubieten, die im regional begrenzten stationären Handel schwierig abzusetzen sind? Berücksichtigen Sie dabei auch ihre logistischen Möglichkeiten: Ist es Ihnen möglich eine Vase sicher verpackt zu verschicken oder würde das Ihre Kostenkalkulation sprengen?
Schauen Sie sich genau an, wer sonst noch am Markt ist. Mit wem würden Sie konkurrieren? Die Konkurrenz ist im Online-Handel extrem wichtig, denn sie sitzt für den Nutzer nur einen Mausklick entfernt. Analysieren Sie genau welche Funktionen der Shop der Konkurrenz bietet und überlegen Sie was Sie besser oder anders machen würden. Eine genaue Beschreibung des Shops ist wichtig um das passende Design und die passende technische Landschaft zu finden. Außerdem sollte auch ein Businessplan nicht fehlen: Wie hoch schätzen Sie Ihr Kundenpotenzial und den monatlichen Umsatz ein? Wie viele Kunden brauchen Sie, damit Sie Gewinne einfahren können?

2. Produkte und ihre Beschreibungen

ProduktbeschreibungSobald Sie sich entschieden haben welche Produkte sie zu welchen Konditionen online anbieten wollen, ist es notwendig zu prüfen, welche Informationen zu den Produkten bereits in welchen Systemen vorliegen. Wenn Sie online verkaufen wollen brauchen Sie auf jeden Fall folgende Informationen zu einem Produkt:
– Verkaufspreis und Mehrwertsteuerangaben
– Ausführliche Produktbeschreibungen (nicht nur weil sie von Suchmaschinen besser ausgewertet werden sondern auch, damit der Kunde eine genaue Vorstellung vom Artikel hat und weniger reklamiert), die auch die gesetzlich vorgeschriebenen Produktinformationen berücksichtigen
– Bilder zum Artikel, die den Artikel aus verschiedenen Blickwinkeln darstellen
– Die Struktur, wie Artikel bestimmten Kategorien zugeordnet werden können. Die Struktur ergibt in der Regel die Menüführung im Shop.
– Produktgruppen und Variationen. Soll ein Kunde zum Beispiel alles zu einer Produktserie finden können oder soll er die Farbe auswählen können?
– Informationen zur Verfügbarkeit des Produkts und Lieferzeiten

Während Basisinformationen, wie zum Beispiel der Preis, in der Regel bereits in einem Warenwirtschaftssystem vorliegen, muss die technische Basis für Bilder, Produktbeschreibungen und gegebenenfalls auch Lieferzeiten in den meisten Fällen erst aufgebaut werden. Auch die Verknüpfung von Daten aus verschiedenen Quellen ist nicht immer ohne weiteres möglich und muss auf jeden Fall definiert werden. Beschreiben Sie, wo welche Daten vorliegen, gepflegt werden und an andere Systeme weitergegeben werden sollen.

3. Kundendaten im Online-Shop

Kundendaten für die Logistik und das MarketingWenn Sie bereits einen stationären Handel haben, haben Sie sicherlich bereits eine Kundendatenbank, die auch vom Online-Shop genutzt werden soll. Beschreiben Sie, welche Daten Sie von Kunden benötigen. Berücksichtigen Sie zum Beispiel auch die Telefonnummer für Rückfragen, das Alter oder auch die Trennung von Rechnungs- und Lieferadresse.
Zudem lohnt sich eine Überlegung, was den vorhandenen Stammkunden geboten werden soll. Sollen sie sich im Online-Shop neu registrieren oder möchten Sie den Kunden direkt einen Online-Account zur Verfügung stellen? Möchten Sie Ihre Kunden vielleicht über einen Newsletter über das Online-Angebot informieren oder über eine Kundenkarte besondere Boni einräumen?
Die meisten Shopsysteme arbeiten mit einer eigenen Kundendatenbank. Hier ist es wichtig zu prüfen, welche Daten zwischen den verschiedenen Systemen ausgetauscht und aktualisiert werden sollen. Welches System ist als das führende System zu definieren?

4. Marketing im Online-Shop

Marketingfunktionen - AktionenMarketingaktionen im Online-Shop sind fast unerlässlich. Welche Aktionen möchten Sie umsetzen können? Sind die Aktionen ausschließlich für den Online-Shop oder gelten sie auch in der stationären Filiale? Es wichtig sich vorab Gedanken zu möglichen Aktionen zu machen, da die Shops in der Regel nicht alle Marketingfunktionen out-of -the-box liefern. Standardaktionen wie prozentuale Preisnachlässe oder Aktionen, wie zum Beispiel „Kauf 2 bezahl 1“, sind in vielen Systemen bereits als Funktion hinterlegt. Aktionen, die nicht dem Standard entsprechen, müssen erst programmiert werden. Das kostet Zeit und Geld.

5. Gewünschte Endgeräte

Endgeräte - Mobile DevicesInzwischen fast nicht mehr zu vernachlässigen ist die Darstellung des Shops auf verschiedenen Endgeräten wie PC, Laptop, Smartphone oder Tablet. Hier ist nicht nur zu überlegen, ob die jeweiligen Designs über eine HTML5 Version oder ein App umgesetzt werden. Es muss auch sichergestellt werden, dass die Shop-Funktionen auf allen Geräten funktionieren. Einige Softwarelösungen geben hier die Möglichkeit die Seiten „automatisch“ auf alle Endgeräte anzupassen. Um jedoch eine optimale Nutzerführung zu erreichen, müssen meistens Anpassungen vorgenommen werden.

6. Bezahlverfahren

BezahlverfahrenBei den Bezahlverfahren wählt man in der Regel einen Provider der verschiedene Möglichkeiten anbietet. Dadurch lassen sich Bezahlverfahren oft über eine Standardschnittstelle des Shopsystems integrieren. Damit ist der Prozess für den Online-Kunden in der Regel verhältnismäßig einfach darzustellen. Allerdings sollte man darauf achten, wie die Daten in der eigenen Buchhaltung verarbeitet werden sollen. Wie sollen die Zahlungseingänge mit den Bestellvorgängen abgeglichen werden? Manuelle Abgleiche sind sicherlich in der Anfangsphase noch machbar, doch wenn der Kundenstrom zunimmt, wird man über eine automatische Verarbeitung nicht herumkommen.

7. National vs. International

Verkauf national oder international?Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Wahl der Region. Wer international verkaufen möchte muss auch internationale Webseiten vorweisen. Je nach Land muss der Shop unterschiedliche Informationen und Prozesse anzeigen. Hier einige Beispiele:
– Preisinformationen (z.B. Währung, UST-Auszeichnung)
– Produktauswahl (ggf. dürfen bestimmte Produkte im Ausland nicht verkauft werden)
– Produktbeschreibung (gesetzlich vorgeschriebene Details)
– Sprache
– Geschäftsbedingungen
– Widerrufsrechte / Reklamationsrechte
– Liefer-/Transportbedingungen
– Regionale Gewohnheiten
Es sollte möglichst früh bekannt sein in welchen Ländern man verkaufen möchte, da dies die Systemauswahl bzw. die Systemarchitektur stark beeinflusst. Die Umsetzung empfehle ich aber in Stufen vorzunehmen. Je schneller Sie in einem Land den Verkauf starten können, umso eher können Sie Umsätze verbuchen aber auch erste Erfahrungen sammeln.

8. Kundensupport im Online-Shop

Kundenservice steigert den VerkaufViele Website-Betreiber scheuen sich Telefonnummern für den Support anzugeben. Aus meiner Sicht verspielt man dabei eine große Chance: Kunden, die sich die Mühe machen anzurufen sind sehr stark an einem Kauf interessiert. Darüber hinaus erfährt der Kundenberater im Gespräch mit dem Kunden, an welcher Stelle er unsicher im Online-Prozess wurde und eine Klärung suchte. Diese Informationen können wertvolle Hinweise zur Weiterentwicklung einer Website geben. Alternativ zu Telefonnummern werden auch immer öfter Livechats angeboten. Diese haben den Vorteil, dass der Inhalt anonymisiert auch als „Häufig gestellte Fragen“ im Shop hinterlegt werden können.
Und noch einen Vorteil haben Kundendienste: Sie können die Retourenquote senken, da sich der Kunde intensiv mit dem Kauf des Produkts auseinandersetzt und bewusst eine Entscheidung trifft.

9. Reporting / Webanalytics

WebanalysenNatürlich wollen Sie sicherlich auch wissen wie Ihr Shop genutzt wird und welche Bereiche für den Kunden mehr oder weniger attraktiv sind. Auch hier entscheidet das „Was soll analysiert werden“ darüber, welche Tools relevant sind und ob gegebenenfalls Daten exportiert und einem Drittsystem zur Verfügung gestellt werden müssen. Daher sollte man sich auch hier schon Gedanken machen, und diese in der konzeptionellen Phase berücksichtigen.

10. Technische Architektur und Sicherheit

Das Konzept bestimmt die technische Infrastruktur.Sobald Sie alle Punkte von eins bis neuen konzeptionell beschrieben haben, startet die Analyse nach der passenden technischen Infrastruktur. Das wird meistens von einen technischen Architekten vorgenommen, der das Zusammenspiel der Systeme kennt und auch einen Blick auf die Sicherheit Ihrer Daten hat. In dieser Phase wird letztendlich entschieden, wo welche Daten liegen, wer sie pflegt und über welche Schnittstelle sie an andere Systeme weitergegeben werden. Sobald diese Phase abgeschlossen ist, kann die Umsetzung starten.

Schlusswort

Sicherlich fällt es am Anfang schwer, diese umfangreiche konzeptionelle Phase auch wirklich durchzuführen. Man möchte möglichst schnell Ergebnisse sehen. Trotzdem empfehle ich immer wieder, dies nicht zu unterschätzen. Gerade in der Konzeption werden Zusammenhänge und Abhängigkeiten ersichtlich, die zu spät erkannt in der Umsetzung eine Sackgasse bedeuten können. Und die Vorarbeit bietet noch weitere Vorteile: Sie führt zu weniger Nachbesserungsrunden und damit auch zu weniger Frustration. Und je genauer die Funktionen schon beschrieben sind, umso zügiger verläuft auch die Umsetzung und damit der sichtbare Fortschritt.

Sie planen einen Relaunch und brauchen noch eine Unterstützung? Gerne können Sie mich kontaktieren. Meine Kontaktdaten finden Sie links im Impressum oder auf meiner Website: www.ecommerce-management.de