Fünf Prinzipien für ein erfolgreiches Change Management

Change Management hat Prinzipien

Märkte werden durch Wettbewerb, Wirtschaftspolitik, Globalisierung, Kriege und den Bedürfnissen der Menschen selbst immer wieder verändert. Auch Ihr Unternehmen muss sich den Veränderungen stellen und ein Change Management etablieren. Manchmal reichen kleine Anpassungen, manchmal größere Reorganisationen oder gar Restrukturierungen. Damit es aber nicht zum Äußersten kommt, muss ein Unternehmen wie das Ihre schon heute erkennen welche Veränderungen vor der Tür stehen. Die Organisationsentwicklung hilft dem Unternehmen sich entsprechend vorzubereiten.

Dabei berücksichtigt das moderne Change Management die kulturelle Umgebung des Unternehmens. So gehören zum Beispiel demokratische Prozesse, Individualisierung und Gleichberechtigung zur Kultur westlicher Länder und haben deren Strukturen und die Menschen darin geprägt. Für diese Kulturkreise sind folgende fünf Prinzipien für ein erfolgreiches Veränderungsmanagement wichtig:

Ausrichtung an Menschen und dem Unternehmen

Auf der einen Seite stehen die Prozesse Ihres Unternehmens, die effizient ineinander greifen müssen. Auf der anderen Seite stehen Ihre Mitarbeiter, die die Veränderungen tragen und mit Leben füllen. Zudem müssen die Prozesse von Anfang bis zum Ende berücksichtigt werden, so dass auch der Mitarbeiter am Ende der Prozesskette die Veränderungen und die Auswirkungen auf ihren Arbeitsplatz verstehen und umsetzen.
Hierin liegt auch der Grund, weshalb manche fachlichen Projekte scheitern: Diese Projekte führen zum Beispiel erfolgreich eine neue Technologie ein, nehmen aber die Menschen nicht mit. Die Folge sind nicht funktionierende Prozesse und fehlende Akzeptanz bei den Mitarbeitern bezüglich der neuen Technologie. Wahrscheinlich kennen Sie solche Projekte aus Ihrem Unternehmen.

Aktive Beteiligung der Mitarbeiter

Wenn Ihre Mitarbeiter die Reorganisation mitgestalten können, können sie nicht nur ihr Wissen und ihre Erfahrung einbringen. Sie verstehen auch die Veränderung und tragen sie mit. Zudem ist es wichtig, dass sie selbst Korrekturen vornehmen können, wenn die neuen Prozesse nicht effizient sind. Dadurch werden Störungen schnell beseitig und Ihre Mitarbeiter übernehmen Verantwortung.

Veränderung ist ein Lernprozess

Veränderungen können nicht wie ein Haus auf einem Papier geplant werden. Ihre Organisation muss mit jedem Schritt der Neugestaltung Erfahrungen sammeln und lernen. Nachjustieren und das Vorgehen anpassen sind daher ein wesentlicher Bestandteil des Change Managements. Zudem richtet sich der Blick nach vorne, um Chancen zu erkennen und Ihr Unternehmen in die richtige Richtung zu führen. Der Blick zurück erfolgt nur, wenn er Aufschluss für das weitere Tun gibt.

Orientierung an Ressourcen und Lösungen

Alle Aktivitäten richten sich daran aus, dass Lösungen gefunden und Ressourcen effizient eingesetzt werden. Damit werden aus Schwierigkeiten und Probleme Hürden, die gemeistert werden können.

Organisationsentwicklung ist ein stetiger Prozess

Die organisatorische Entwicklung Ihres Unternehmens ist zu keinen Zeitpunkt abgeschlossen. Ihr Unternehmen muss sich permanent den Veränderungen der Umwelt stellen und sich anpassen. Damit wird die Organisationsentwicklung zu einer Grundhaltung, die notwendig für das Überleben ist. Sie muss sich an Ihren Kunden orientieren und verhindern, dass sich der Blick ausschließlich nach Innen richtet.

Wichtige Aufgaben des Change Managements

Um zu prüfen, ob sich die Prozesse am Kunden ausrichten und effizient sind ist eine Ist-Analyse erforderlich. Auf deren Basis kann der Change Manager zusammen mit den Leitungskräften und Mitarbeitern die Soll-Konzeption ausarbeiten. Dabei spielt die Motivation der Mitarbeiter eine wichtige Rolle, damit der Change Manager die notwendigen Informationen und Unterstützung erhält. Die Motivation entsteht, wenn Mitarbeiter eingebunden werden, wenn sie Verantwortung und Anerkennung bekommen oder ein materieller Vorteil entsteht. Neben der Koordination der betroffenen Gruppen spielt auch eine Führungskompetenz eine wichtige Rolle. Denn der Changemanager muss die Aufgabenverteilung, das Zeitmanagement und die Einbindung der Mitarbeiter immer im Auge behalten und als Führungskraft anerkannt werden. Zudem übernimmt er auch das Controlling, um sicherzustellen, dass das Soll-Konzept umgesetzt wird, das Budget im Rahmen bleibt und Probleme früh erkennt.

Fazit: Change Management und Projektmanagement ergänzen sich hervorragend

Die oben aufgeführten Prinzipien und Aufgaben zeigen, wie wichtig es ist, dass Change Management und Projektmanagement Hand-in-Hand gehen. Während das Projektmanagement ein Projekt fachlich definiert und plant, zum Beispiel die Einführung einer neuen Technologie, betrachtet das Change Management die Organisation und die Prozesse, die angepasst werden müssen.

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Angstfaktor E-Commerce bei Mitarbeitern

In Ihrem Unternehmen stehen Veränderungen an? Dann kann ich Ihnen vielleicht als Changemanager weiterhelfen.

Angstfaktor E-Commerce bei Mitarbeitern

E-Commerce verursacht Verunsicherung und Misstrauen

Ich gehöre zu denen, die dabei sein durften, als das Internet und damit der E-Commerce begann, die Haushalte zu erobern. Inzwischen als freiberufliche E-Commerce Managerin tätig, leite ich überwiegend Projekte, die mit der Einführung und Umgestaltung des E-Commerce-Geschäfts beauftragt sind. Und obwohl E-Mail-Accounts, Facebook und Amazon für die meisten Kollegen zum Alltag gehören, stoße ich in meinen Projekten immer noch auf Misstrauen, Angst und Ablehnung.

Misstrauen, weil man nicht an den Erfolg des „neuen“ Vertriebskanals glaubt. Angst, weil das Internet zu Veränderungen der eigenen Arbeit und damit zum Verlust des Vertrauten führt. Ablehnung, weil es für manchen Mitarbeiter Mehrarbeit bedeutet. Zudem fühlen sich die Mitarbeiter unsicher, weil sie nicht wissen, ob sie den neuen Anforderungen gewachsen sind. Und das zieht sich für gewöhnlich durch das gesamte Unternehmen. Im Folgenden zeige ich Ihnen wie sich ausgewählte Unternehmensbereiche verändert haben. Und wie sich das auf die Mitarbeiter ausgewirkt hat.

Veränderungen im Marketing durch das Internet:

Bis zum Einbruch des Internetzeitalters mussten sich weder Vertrieb noch Marketing detailliert mit der Drucktechnik oder der Übertragung der TV-Bilder auseinandersetzen. Man überließ es den Spezialisten und konzentrierte sich darauf den Inhalt zu liefern. Für den Erfolg waren die Auflagen der Zeitschriften, die Platzierung der Anzeigen innerhalb der Zeitung und die Sendezeiten des Werbespots im Fernsehen oder Radio maßgeblich. Spötter beschrieben das Marketing gerne als Abteilung, die für die bunten Bilder zuständig waren.

Diese werden heute zwar auch auf den Webseiten benötigt, aber um im Online Geschäft punkten zu können, muss sich das Marketing immer mehr mit den technischen Rahmenbedingungen und der Datenanalyse auseinandersetzen (click pathes, bounce rates, visitors, usability, customer journey etc.). Hinzu kommen vollkommen neue Marketing-Modelle wie Affiliate, Search Engine Optimization, Adwords. Und das alles verbunden mit neuem Vokabular.

Auch in der Kundenansprache rückt die optische Kreativität scheinbar in den Hintergrund, denn die Kunden werden nun in CRM-Datenbanken (CRM = Customer Relationship Management) nach Eigenschaften geclustert. Und um Menschen zu erreichen, müssen Keywords in Suchmaschinen ausgewertet und marketingtechnisch verwertet werden. Vor allem in der Analyse von Daten jeglicher Art sind durch das Internet neue Berufe entstanden: SEO/SEA-Experten, Anlytiker für Webseiten, CRM-Spezialisten etc. Bunte Bilder sind nur noch die Spitze des Eisberges.

Und wie hat sich der Kundenservice verändert?

Längst beschränken sich die Fragen der Kunden nicht mehr nur auf das Produkt. Plötzlich kommen auch Fragen zum User Account, zum Download oder zum Bestellvorgang im Allgemeinen (Check out) hinzu. Auch hier müssen sich die Mitarbeiter mit technischen Fragestellungen und Lösungen auseinandersetzen.
Hinzu kommen neue Medien, über die die Kunden ihre Reklamationen kundgeben. Hier stellt sich die Herausforderung welches Medium auch für die Anworten verwendet werden darf. Denn auch der Datenschutz ist komplexer geworden.

Werfen wir auch mal einen Blick in die Kommunikationsabteilung:

Während noch in den achtziger Jahren in der Kommunikation die Pressearbeit eine der wichtigsten Kommunikationskanäle war, müssen heute auch moderne Medien wie Newsletter, Soziale Medien und Bewertungsplattformen ins Kalkül gezogen werden. Ein großer Vorteil dieser Medien ist sicherlich, dass die direkten Stimmen der Kunden gehört werden, auch wenn sie einem nicht immer gefallen. Weniger angenehm erscheint nun der direkte Kontakt mit ihnen.
Der bisher anonyme Kunde spricht nun via Facebook & Co direkt das Unternehmen an und nicht mehr den Händler. Wie geht man mit direkter Kritik oder auch Lob um? Welche Folgen haben Shitstorms auf das Image eines Unternehmens und darf man einem Kunden auch mal öffentlich zu höflichen Umgang miteinander ermahnen? Nicht selten haben Mitarbeiter hier das Gefühl sich aufs Glatteis zu begeben. Entsprechend hoch wird auch die psychische Belastung empfunden.

Drehen wir unsere Runde weiter und besuchen die Logistik:

Bevor es die Online-Shops gab, musste die Logistik sicherstellen, dass Einzelhändler mit ausreichender Ware versorgt waren. Beliefert wurden diese in der Regel über Großhändler. Mit dem Internet änderte sich die Aufgabe drastisch, denn nun werden Endkunden beliefert. Hier werden nicht mehr Paletten sondern einzelne Päckchen verladen. Kooperationen mit Logistiker, die bisher den Versandhandel betreuten, müssen genauso ins Kalkül gezogen werden wie Speditionen für sperrige Waren. Und zudem hat der Kunde den Anspruch die Ware nicht nur am nächsten Tag zu erhalten sondern auch bei Nichtgefallen zurückgeben zu können. Hier sind plötzlich ganz neue logistische Planungen und damit Softwarelösungen erforderlich.

Und alle technischen Veränderungen laufen in einer Abteilung zusammen, in der IT:

Aber auch hier treffe ich in der Regel auf Abwehrhaltungen und Skepsis. Aber warum? Sind nicht gerade die IT-Leute Vorreiter für Neues? Doch auch hier gibt es inzwischen traditionelle Bereiche. Das wurde mir schlagartig bewusst, als ich die Versicherungsbranche kennenlernen durfte. Von einer Großbank kommend hatte ich das Gefühl in die Vergangenheit versetzt worden zu sein. Es war Anfang der Neunziger und man erzählte mir, dass man erst vor kurzem die letzten Lochkarten abgeschafft habe!
Aber die Erklärung war nachvollziehbar. Versicherungsprodukte wie zum Beispiel Lebensversicherungen laufen über 40 Jahre. Das bedeutet, dass auch Kundendaten und Versicherungsprodukte über vierzig Jahre verwaltet werden müssen. Und wenn ich von Versicherungsprodukten spreche, dann sind damit hoch komplexe mathematische Berechnungsformeln gemeint (Versicherungsmathematik). Kaum einer traut sich diese Produkte auf eine neue technische Plattform zu ziehen, da schon kleine Rundungsfehler dazu führen können, dass Millionen Euro zu viel ausgezahlt werden. Millionen, die erst einmal erwirtschaftet werden müssen.
Diesen Steinzeitsystemen steht nun das Internet gegenüber. Eine Plattform, die sich stetig weiterentwickeln muss. Eine Plattform die nicht ein halbes Jahr warten kann, bis eine Release implementiert wird. Hier ist Geschwindigkeit und modulares Denken erfordert. Auch die Programmiersprache hat sich fast über Nacht geändert. Java wurde noch vor der Jahrtausendwende zum Zauberwort. Aber nicht nur die Technik ändert sich, auch die Organisation. Scrumteams sind auf dem Vormarsch und stellen hierarchische Strukturen in Frage. Veränderungen, die selbst den Technikern Angst machen.

Und wie gehe ich als E-Commerce-Managerin mit den Veränderungen um?

Transparenz, Know-how-Aufbau und Kommunikation sind hier für mich die Schlüssel.

Transparenz bezieht sich auf die Aufgabe und die Struktur des Projektes. Jeder soll sehen was passieren wird, damit er sich darauf vorbereiten und Fragen stellen kann. Auch offene Kritik gehört zur Transparenz, da sie berechtigte Gegenargumente liefert aber auch Ängste und vielleicht Unwissenheit offenbart.

Und dort wo Unwissenheit das Projekt behindert, kann ich mit Know-how-Aufbau gegenwirken. Hier muss ich immer an ein Projekt denken, bei dem ich die Aufgabe hatte, das E-Commerce-Team aus der Kommunikation in die IT zu verlagern. Ich war davon ausgegangen, dass die Kollegen aus der Kommunikation froh sind, da sie nun weniger mit der Technik zu tun hatten. Aber das Gegenteil war der Fall. Sie fielen in ein Loch und wussten mit der Situation nichts anzufangen. Zusammen mit der Bereichsleitung habe ich Workshops durchgeführt, und den Kollegen beigebracht sich wieder auf ihre eigentliche Aufgabe, die Kommunikation, zu fokussieren. Und darauf, wie sie die Plattform nutzen wollen. Sie mussten lernen Anforderungen zu stellen und nicht mehr nach Lösungen suchen. Das Team musste sich innerhalb des Unternehmens neu positionieren.

Dieses Beispiel zeigt auch, wie wichtig Kommunikation in einem Change-Projekt ist. Missverständnisse und Gerüchte können so am besten vorgebeugt werden. Zudem gibt es die Möglichkeit Fragen zu beantworten. Und die meisten Fragen beziehen sich immer darauf, welche Rolle der Mitarbeiter oder das Team in Zukunft in diesem Umfeld haben werden. Fragen, die in der Zusammenarbeit immer gelöst werden können. Fragen, die in jedem Change-Management beantwortet werden müssen.

Fazit

Ein E-Commerce-Projekt zu leiten bedeutet daher für mich nicht einfach nur eine neue Plattform mit Inhalten aufzubauen, sondern auch über Prozesse und Zuständigkeiten innerhalb des Unternehmens zu sprechen. Nur wenn die Mitarbeiter wieder wissen wo ihr Platz ist und wie sie ihn ausfüllen können, werden sie Ängste abbauen und wieder ohne Blockaden arbeiten können.

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Und wenn Sie ein E-Commerce-Projekt haben und noch Unterstützung benötigen können Sie mich gerne kontaktieren. Meine Kontaktdaten finden Sie links im Impressum oder auf meiner Website www.ecommerce-management.de

Was macht ein E-Commerce Manager?

Nicht immer besteht Klarheit darüber was ein E-Commerce Manager macht. Das liegt daran, dass seine Aufgaben sehr vielfältig sind und weit in die bestehenden Prozesse des Unternehmens hineingreifen.

Der Online-Shop spiegelt ein ganzes Unternehmen

eCommerce Manager müssen auch den Cross Channel Gedanken leben können.Der E-Commerce Manager entwickelt eine passende Strategie für den Online-Auftritt eines Unternehmens und setzt diese um. Je nach Zielsetzung handelt es sich beim Online-Auftritt um ein Portal, das das Unternehmen repräsentiert, oder um einen Shop, über den Waren oder Dienstleistungen direkt verkauft werden. Oft wird aber auch eine Mischung aus beidem erwartet.

Strategische, konzeptionelle und operative Arbeit

Die Aufgabe des eCommerce Managers ist es, eine Strategie und das entsprechende Konzept zu entwickeln, in dem Inhalte und Funktionen beschrieben werden. Meistens gehört auch ein Marketingplan dazu, der Online- und Offline-Marketing-Aktivitäten aufzeigt.

Koordinator und Prozessmanager

Um Kunden zu gewinnen und zu halten wird nicht nur eine spannende Website benötigt, sondern auch die Prozesse dahinter müssen reibungslos funktionieren.
Darum muss der Online Manager über alle Internetaktivitäten den Überblick behalten, sie aufeinander abstimmen und Synergien nutzen. Hierzu gehören Suchmaschinenoptimierung, Marketing und Werbung, Webinhalte (Texter), sowie Partnerprogramme (z.B. Affiliate).
Unterstützt werden die Aktivitäten durch ineinandergreifende Prozesse: Was passiert mit Kundendaten, wie wird die Logistik angebunden, wie der Vertrieb und der Kundendienst einbezogen? Oder soll eine Produktdatenbank angebunden werden, die die Texte ausliefern soll?

Organisationsentwicklung

Um diesen Aufgaben gerecht werden zu können, muss sich der E-Commerce-Manager sehr gut in die Unternehmensstrukturen einarbeiten und die Prozesse und Abläufe der verschiedenen Bereichen verstehen. Sich ständig mit anderen Bereichen austauschen, zuhören und gemeinsame Lösungen zu finden ist eine wichtige Aufgabe des E-Commerce Managers.

Qualifiziertes Hintergrundwissen ist gefragt

Damit sich der E-Commerce Manager auf fachlicher Ebene mit den Kollegen oder Agenturen unterhalten und gezielte Fragen stellen kann, kommt er nicht umhin, sich in verschiedenen Bereichen ein Grundwissen und mitunter auch ein Expertenwissen anzueignen:

– Usability
– Design
– Funktionalität von Suchmaschinen
– Varianten der Inhaltserstellung und Informationsverarbeitung
– Technik und Datenverarbeitung
– Marketing und Vertrieb (Cross-Media-, Online-, Social-Marketing)
– Aufbau und Optimierung von Prozessen rund um ein Internetportal
– Datenschutz und Recht
– Produktion, Lagerwirtschaft, Logistik
– Zahlungsmethoden
– Webtracking und Marktforschung
– Prozessanalysen und -beschreibung

Das macht den E-Commerce-Manager zu einen Global Player, der auch abseits seiner zentralen Aufgabe wichtige Impulse für die Nutzung von Synergien oder Prozessoptimierungen geben kann. Immerhin arbeitet er überwiegend bereichsübergreifend und kann somit Ideen zusammenbringen. Ein E-Commerce Manager treibt nicht selten weitere Digitalisierungsmaßnahmen voran.

Stetige Weiterentwicklung als Basis für Innovationen

Wie eine Spinne im Netz zieht der Online-Manager nicht nur an verschiedenen Fäden gleichzeitig sondern bleibt auch mit seiner Umwelt in Kontakt, um rechtzeitig auf Veränderungen zu reagieren. Sich selbst stetig weiter zu entwickeln und vorausschauend zu denken sind weitere wichtige Anforderungen an diesen Beruf.

Zudem müssen Entwicklungen am Markt und im Internet im Auge behalten und mit dem eigenen Online-Shop abgeglichen werden. Denn letztendlich ist es das Ziel, die Online-Aktivitäten permanent weiter zu entwickeln und zu perfektionieren.

Anforderungen an einen E-Commerce Manager

Die Vielfalt an Aufgaben und Schnittstellen in andere Bereiche stellt hohe Anforderungen an einen E-Commerce Manager:

– Kommunikations- und Führungsfähigkeit
– Verständnis für Marketing und Vertrieb
– Technisches Interesse
– Kreativität
– Vorausschauendes Denken
– Betriebswirtschaftliches und rechtliches Fingerspitzengefühl
– Organisationstalent
– Projektorientiertes Denken
– Durchsetzungskraft und Durchhaltevermögen

Fazit

Die Aufgaben eines E-Commerce-Managers wandeln sich ständig. Offen für Neues zu sein, hohe Bereitschaft zu lernen und auf Routinen zu verzichten machen einen guten Online-Manager aus. Wer genau hierin die Herausforderung sieht und sich regelmäßig fachlich und in der sozialen Kompetenz weiterentwickelt wird mit zunehmender Erfahrung nicht nur erfolgreich sein sondern auch diesen Beruf lieben.

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Und wenn Sie einen freiberuflichen E-Commerce-Manager suchen, dann würde ich mich über eine Kontaktaufnahme freuen. Meine Kontaktdaten finden Sie links im Impressum oder besuchen Sie mich auf XING: XING-Profil Bettina Vier